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    • 谈县区续志资料收集与整理
    • 时间:2012-05-27 来源: 杜祥武编辑 作者:
    •   导言:续志编纂在搭好框架(即定好篇目)后,首要任务就是搜集资料。人们常说“巧妇难为无米之炊”,道理显而易见:要写出一本好志,首先必须有充足的资料。而资料搜集完成后,是否全面、系统,其可信程度怎样,就需要对资料进行整理与鉴别,这就是本讲与大家探讨的内容。
        从地方志属性来讲,2006年国务院发布的《地方志工作条例》第三条对地方志定义为:地方志,包括地方志书、地方综合年鉴。地方志书,是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。从这个定义来看,地方志是严谨的、科学的资料性文献,编纂地方志首要任务就是给人们提供全面、系统的、科学的资料。胡乔木同志说:“地方志的价值,在于它提供科学的资料。”同时,必须重视资料工作(搜集、整理、鉴别、考证、归档等)。它是志书编纂的基础性工作,是修志的关键环节。
        提高续志编纂质量,使志书达到资料的全面性、系统性、科学性,成为有科学价值的资料性文献,就要从资料搜集工作开始。下面分三个方面同大家探讨交流。
        一、资料搜集方法、要求
        1.资料来源、类型
        (1)来源:方志资料按照形态划分,可分为文字资料、口头资料、实物资料三种:
        ①文字资料:包括文献档案、统计资料、图书、报刊等类,其中含纸质和电子文本的。
        文献档案资料,多是历史活动的原始记录,内容全面可靠,有一定权威性,是编写志书的重要资料来源。
        统计资料,有统计公报及统计数字和统计图表等。它是由统计部门或企事业部门汇编的,具有一定的权威性。统计数字、图表是观察、研究社会或一个部门发展变迁的主要资料。
        图书、报纸、杂志是编志所需资料的重要来源。
        其它文字资料。诸如书信、日记、讲演稿、同乡同学录、图等。有时一张照片、一张图表胜过若干文字,应注意搜集。
        ②口头资料。包括从当事人或知情人那里搜集的回忆录、社会风俗、遗闻轶事、传说、民间故事、谚语民谣,以及实地调查的记录材料等。这部分多是新资料,在旅游、社会等篇时常见到,因而值得编志者高度重视。
        ③实物资料。包括古文化遗址、遗迹、古建筑、化石、碑刻、地图、书画、照片等。不能忽视。
        2.资料类型
        分为主体资料、非主体资料。志书主体资料有三种:
        一是综合性资料,即综合记述某个年限若干方面的资料,或是反映宏观面貌以及各个类项之间内在联系的资料,或是反映记述主体的发展轨迹、兴衰起伏的全过程的资料。这是表现“面”的资料。
        二是概括性资料,也属于综合性资料,即概括叙述一定断限内某行业(事业)起始、转折、现状等阶段总量成果、发展规律特征、性质等资料。这是体现“线”的资料。(如省委组织有关部门编的《五十年成就事典》、《辽宁改革开放30年风雨行》等,收录多篇文章记述全省各行业起点、转折点、终点的标志性资料,以及概括各阶段总量成果、发展规律特征的资料)。
        三是典型性资料,就是最具有代表性、典型性的事物或人物资料,能反映记述主体本质的典型资料、对比资料、深层资料,或是这一事物对外辐射、对内吸引的资料。这是“点”的资料。主体资料在志书中是不可或缺的。
        非主体的入志资料有两种:
        一是背景资料。它常常用来反映事物、事件发生、发展、变化的时代背景、现实环境,对人和事物起衬托作用,多数情况下也是事物发生变化的原因和条件,如党的路线、方针、政策,是事业发展的重要因素、前提。它一般有时代背景和事情背景两种。主体资料和背景资料是入志资料。
        二是旁证资料,也称考证资料,是对主体资料中的某些情况,进行旁证、辨析、印证的资料。旁证资料,有的入志,有的不入志,不入志的是旁证资料,入了志的就是诸说并存的资料。诸说并存的资料是指各个不同说法的资料,难以确定哪一个正确,将几个说法同时写进志书。这时,原来用来旁证的资料就变成了入志资料。
        这几种资料的关系:“面”、“点”、“线”的资料有机结合,能立体地表现事业、行业的全貌。“面”的材料说明广度,地方志应该以记各部门、行业各项事业发展变化情况为主,以宏观记述、体现整体性内容,即“面”的材料为主,在“贯通”、“综合”上下功夫。“点”的材料说明深度。微观方面(如厂室简介、学校简介之类)的资料可以有,但不宜太多。
        有“面”和“点”,都要以“线”的形式承载。“横排竖写”中“竖写”的要求是“纵不断主线”,就是历史发展过程不断线。所以,重要的历史时期、主要转折点、主要的发展阶段的资料不可或缺;每年的资料都要齐全。当然,志书不是简单的资料堆砌或资料组合,更不是“流水账”或“豆腐账”。
        3.搜集方法(重点掌握)
        志书编纂,包括制定编纂方案、拟订篇目、征集资料编辑资料长编、撰写初稿、分纂志稿、总纂志稿、评审志稿、出版发行等环节。修志必须舍得花大气力进行资料工作,收资过程约占整个修志总进程的一半时间。
        “搜资”方法很重要。方法得当,就能事半功倍;而方法不当,就会事倍功半。
        “搜资”始于篇目和编写任务确定之后,并贯穿于志书编纂全过程。通常有以下五种方法。
        (1)熟悉篇目、制定搜集大纲。根据纲目明确“搜资”的范围和方向,搜集大纲要落到篇章下的节、目为单元进行搜集。搜集大纲到手前,要熟悉篇目,对基本篇目涉及的要项心中有数。
        (2)按步骤有序进行。“搜资”要掌握“六先六后”:
        ①先内后外。先把本单位、本地区所能查找的资料都查清后,再根据需要去外单位、外地区搜集所缺的资料,不要舍近求远,造成人力物力的浪费。
        ②先面后点。先搜集反映面上的总体情况的资料(如本系统、本行业的总结),以开阔视野,扩大线索,也有利于对微观资料的识别、选取和判断。后搜集各个专项业务、工程等具体资料。
        ③先易后难。有些资料,查找难度大,尽管花了很大力气仍难以查清,对这些资料可以先放一放,先把那些易查的搜集到手,最后再集中力量去攻克难关。
        ④先合后分。“搜资”分工确定后,明确分工不分家,尤其是外出调查,要尽可能统筹安排,所谓“出去一把抓,回来再分家”。不要认为不是自己分工的资料就视而不见。“协同作战”永远优于“单兵作战”。
        ⑤如先抢“活”资料,后查“死”资料。对“活”资料,可采取特约、登门专访等方式。
        ⑥地域范围先近后远。章学诚:修志有“二便”:“地近则易核,时近则迹真”。
        (3)定向搜集。到政府、党委、社会团体等部门的档案馆、部门档案室、图书馆或统计部门搜集档案馆、图书资料、统计部门统计材料、报刊、网上资料等。其中党委和政府的全宗档案必查,因为全宗档案有当地经济文化社会发展的宏观决策,是重要的综合材料和背景资料。
        前人编史修志重视利用档案资料。司马迁写《史记》,阅读大量官藏“石室金匮之书”;班固《汉书》大量利用兰台(汉代中央档案奠基库)典藏。当代首届修志大量的资料是出自档案馆。
        到档案馆查找资料方法:查阅档案可利用案卷目录(或电子文本目录)、卷宗介绍、分类目录等。先确定时期、分类、档案全宗号,再调卷、查档。省档案馆下限资料仅到1990年的。
        有本方志读物中说:“写革命人物得靠档案馆,写反面人物得靠公安局”,有一定的道理。它点出“搜资”的一个路子。“路线对了头,一步一层楼”。
        (4)广征博采。要搜集到有重要价值的资料,不能仅仅依靠几个部门的资料或是现成的资料,还必须拓宽视野,广征博采。
        一是发函征集(略)。
        二是搞社会调查。地方志部门组织人力调查征集。有些反映社会内容的资料,没有部门、企业提供,如人民生活、具体物价、各类市场,包括一些专题调研等,可以组织资料采访员收集资料。
        有的方志同仁提出“加强志书记述深度,基础工作在于深入调查收集资料”。他提出“没有深入的调查,就没有志书的广度与深度”。目前有些档案资料很不完整,档案内容有许多空缺。我们需要的许多有价值、有深度的资料,有时在档案中查不到。比如民营经济、个体经济的许多状况,农民工、下岗工人等问题,档案中没有,或极少。解决办法重要的途径就是搞社会调查,找当事人调查,查“活档案”,收集档案中没有而志书中又很需要的资料。可以说,部分市、县、区志的精彩之处,有许多是地方志办通过调查资料写出来的。(河北省地方志办公室王广才“关于续志加强记述深度的问题”,提出一个观点——“要解决好取宝问题”)。
        上海《嘉定县续志》在人民生活篇附有调查资料,包括《1991年嘉定县农村居民生活接近小康标准》、《1978—1991年嘉定县农村居民膳食结构调查》、《1987—1992年嘉定县居民生活调查》、《1988—1992年嘉定县居民住房装潢及婚丧宴请抽样调查》等。这些调查资料非常珍贵。充分反映了人民生活的最基本的状况。
        《绍兴市志》卷4(下限到1990年)第二章“居民消费”,采用了大量住户调查资料。其中第一节农村居民消费,收录嵊县农村居民住户调查资料(分为农村居民生活支出、消费水平与消费结构,农村住户人均支出、农村住户生活消费支出构成;人均(按纯收入分组)年支出情况;人均(按纯收入分组)年生活消费支出结构;人均(按纯收入分组)住房面积等调查资料进行分类对比;第二节城镇居民消费,大量使用了绍兴居民住户调查资料,对绍兴城区分生活费支出、食品类、衣着类、日用品类、文娱用品类及钟表、医药卫生用品类、燃料类、非商品性支出八项,第三节城乡居民消费比较,对1990年城乡居民人均年支出,农民年均支出采用五个县抽样调查平均数,城镇居民年均支出采用绍兴城区抽样调查平均数,进行分类比较。
        该志书在获得大量的调查资料基础上,对照联合国规定的恩格尔系数(即家庭生活费总支出中食品支出所占的比重,规定大于59的属贫困范围,介于59~50之间属温饱范围,介于50~40属小康范围,介于40~20之间属富裕范围┄┄),说明该市居民生活水平,已从贫困型转变为温饱型,部分高收入户已达小康型。从居民消费结构的变化看,表明绍兴城区居民在基本解决温饱问题后,正在向着更高消费层次发展。
        三是对当事人、知情人调查、采访。调查采访前要拟定采访提纲,最好事先交被采访人。或采取“走出去,请进来”的办法。
        《广州市志·家庭志》编纂,将社会学视角与地方志体例相结合,以访问为主的方式,在广州市城区内,编写组等距抽样,抽取1200户家庭,进行逐户访问调查,由经过培训的调查员按照被访者的回答如实填写问卷。再将所有的问卷请中山大学社会学系帮助进行电子计算机处理,获得大量的资料和数据。为了验证和充实问卷调查所得到的资料和数据,编写组还选择城区有代表性的几个街道,分别邀请街道干部和居民代表座谈,展开调查。《广州市志·家庭志》大量采用了调查、访问及经过分析后的材料,使得志书记述真实可信。(《甘肃史志》转载“关于续志加强记述深度的问题”,河北省地方志办公室王广才)
        (5)运用现代手段搜集(复印、扫描、网上下载、计算机建电子文档等)。扫描、网上下载、电子文档要注意识别、校对。
        还有,充分利用工具书。部分部门有统计年鉴、地情综览等。
        (6)拓宽其他渠道。上海市采取多元的方式收集资料。上海市地方志办公室将二轮修志当成又一次大规模的社会调查。他们认识到,市场经济是多元性社会,如果按照首轮修志,单一靠主管局编纂和收集资料,资料的征集范围和深度难免不足,很可能写的是工作情况。面对上海市国际性的都市,不但有市属企事业,还有外省市、外国在沪投资经营的企事业;从所有制结构看,更是国企、民企、外资、合资、合作均有的状况,采取多元多种方式收集资料。首先,市财政不但要提供志书出版经费,同时还要提供资料费。市地方志办公室采取社会购买的方式,组织人力,对上海的报刊、电台、电视台等新闻媒体和市委、市政府全宗档案资料进行收集、摘要,输入上海地情资料数据库。其二,各承编单位,要清理收集本单位的文档和市档案馆相关专业的文档,摘要输入电脑;第三,对无主管的单位的商业内容、社会生活情况,编制调查表,进行社会调查,甚至可以委托调查公司进行若干专题调查。第四,统计部门、市农调队、城市调查队提供统计资料和社会调查资料。第五,通过向工商、税务等综合管理部门和街道、商业联合会、重点企业发函,收集外资、合资、民企的资料(《上海地方志》2009年第6期)
        广东省《增城县志》编纂过程中,通过三种途径开辟资料来源:一是开门修志,广泛征集资料(走出去,外出收集资料;引进来,动员全社会参与修志);二是聘请专家参加修志,收集有科学价值与存史价值的资料;他们总结首轮和续志编纂实践,举出许多典型例子,来说明,资料来源广泛,就为全面客观地记述历史和现状打下基础;收集有科学价值与存史价值的资料,是保证志书质量的关键。如《增城县志》方言卷聘请华南师大教授编写,其中的《增城客家话》、《粤语增城话》等受到全国语言学专家的好评。三是把修志与历史文化研究结合,挖掘有地方特色与时代气息的资料。增城县志办把修志与地方历史文化研究、与地方经济发展状况的分析研究紧密结合起来,挖掘出较为丰富的具有地方特色与时代气息的资料,特别对增城县数百年来广府文化、客家文化与畲族文化和谐相处的传统的研究,取得很多有价值的历史资料(“从资料来源确保志书质量”,《广东史志》2008年第5期,王李英)。
        4.“搜资”重点
        要着重搜集四种资料——反映事物(事业)发展的本质和内部联系的规律性的资料,说明事物(事业)性质、本质特征的关键性资料,反映地方特点、时代特点的特色性资料和具有代表性的典型资料。
        具体包括:①事物的起点、发端即开创性的资料。②事物发展中兴衰起伏的资料。其中包括重大的曲折、失误,以及后来如何转化、改进的资料或对后人有教育意义、有存史价值的资料。③志书下限的资料。④事物发展的成果。其中含重要的创造发明和科技成果。⑤反映行业特色的资料、反映行业情况的数据。⑥有重要贡献和成绩的人物资料等。
        已出版的志书包括第二轮志书对特色内容记述值得借鉴。如河北省的武强县,年画远近闻名。1986年全国第一家年画专业博物馆在该县建成。《武强县志》特设武强年画章,分9节详细记述武强年画的源流、发展品种、题材、制作工艺、艺术风格、创作队伍、刻印厂家、博物馆及艺术节、发行地域、年画研究及管理等。山东的《曲阜县志》对孔子、颜子、子思及孔庙、孔林以及古代教育、礼仪等作了详细记述(“对特色内容浓墨重彩记述”,河北省地方志办公室王广才《关于第二轮志书若干问题的思考》,《中国地方志》2009年第三期)。
        一些方志同仁撰文强调,修志工作者应该通过深入调查,多抓一些专题类资料(即事关全局、主宰部门和行业的、代表时代精神的、具有地方特色的、属于工作重心的、属于维护社会稳定的这一类资料)。对专题类资料能入正文的尽量入正文,不能入正文的再作为附录。《商丘地区志》(续卷)就附载了十几篇专题调查,包括乡镇企业污染源调查、土地流转状况调查、百户农民经济状况调查、某乡农民股份合作企业调查、发展民营经济调查、农村文化千村调查等。
        有的方志同行提出二轮修志,应该加强资料的内容:一是自然环境,其自然灾害应增加规律性内容。二是居民部类,增加人口文化素质、人口流动、人口与经济、社会阶层结构变化、人口老龄化状况、收入差距变化、居民生活、婚姻家庭、劳动状况等等。三是经济部类增加民营经济发展历程、社会进步等综合性内容,一、二、三产业方面的典型以及兴衰两方面的典型案例;四是政治方面,决策要写的有血有肉,公检法司部类要增加对一定时段内案件深层次信息的归纳分析;断限内信访特点及规律等;科教文化卫生方面要增加典型人、典型事,科技可增加公民科技素养方面的调查资料,卫生中要有本地疾病规律的分析;增加城乡医疗负担、医德医风状况。
        5.“搜资”的基本要求
        通常,收入志书的资料,应该是能反映当地真实情况、反映事物发展规律或发展趋势、有时代特点、有借鉴作用、查考作用、教育作用和存史作用、经得起历史检验的资料。
        要点:资料丰富多样、真实准确、全面系统、有权威性
        (1)资料丰富多样(档案、文字资料、实物资料、口述的、调研的,宏观的、微观的等等,都要广收博采)。志书要用事实说话,“用资料说话”,所以,资料翔实是志书质量标准中的首要标准。无论是《地方志工作条例》,还是中国地方志指导小组的《地方志质量规定》,都对资料的内容和要求给予前提(放在了首要位置)。资料性是地方志的本质属性和主要特征,资料性是地方志学术价值的基石。
        (2)资料真实、准确。入志的资料要经过鉴别、核实,看其来源是否真实;把找到的材料的背景一定要弄准。
        真实、准确是志书的根本。地方志的存史功能,指的是存真史、存信史、存全史。要把志书写成经得起历史检验的信史。就像汉代历史学家班固对司马迁的《史记》评价那样:“其文直,其事核,不虚美,不隐恶,故谓之实录”,即文章公正,史实可靠,不空讲好话,不隐瞒坏事。
        资料的真实性是资料的核心。资料搜集要“三尊重”——尊重原文、尊重史实、尊重科学。志书的资料如果差错严重,不能反映客观的真实面貌,这样的志书,用以资政,就会导致决策的错误;用以教育,就会谬种流传,误人子弟;用以存史,就会以讹传讹,贻害后人;而且还会引发各种社会矛盾和纠纷,造成恶劣的影响,其结果是后患无穷。
        “以质量求生存”,是现代企业奉为神明的法则,这同样也适用与我们的志书编纂。国务委员刘延东在全国第四次地方志工作会议讲话中强调:“要坚持质量第一的原则。质量是地方志的生命,是关乎地方志事业发展的根本”,“始终把质量意识贯穿于修志工作的全过程,努力遍修经得起历史检验的精品佳志”,要达到这样的要求,当然应该从资料收集工作做起。
        准确性:编纂志书要对说法不一、出处不一、统计口径不一,互相矛盾的资料认真考证,不能用虚假的数字、有水分的政绩数字,对付检查、掩盖真相、推卸责任、粉饰太平的数字。统计资料要以统计局公布的为准。
        科学性:使用的资料政治观点正确;准确反映地情;不自相矛盾,内容交叉、重复,分合数字不等,不能互相矛盾;要素整齐划一(而不是缺东少西)。
        部分已出版的志书,在真实性、准确性方面表现诸多不足。
        ①史实不准。如记机构,不同时期有不同的称谓。如“国家计划委员会”,1998年改为“发展计划委员会”,2003年改为“发展改革委员会”。人名、职务错误,志稿记载某人职务时,不注意不同年代不同职务之别;如金日成,1953年为“劳动党中央委员长”“内阁首相”,1966年为“劳动党总书记”,1972年为“共和国主席”。
        ②文字表述前后矛盾。
        ③数字分合不准,前后不一致。
        (3)资料全面、系统。志书的全面系统,就是不缺要项、不断主线。
        全面性有三个要求:①根据行业分工和科学分类,各个门类的主要资料必须齐全。②按照各个分志或篇章的设立,构成各专业或行业主要因素的资料必须齐备。搜集的资料能反映各层次各类事物方方面面的基本全貌、完整面貌——“要素不缺”,一种是指记一件事,时间、地点、背景、过程、原因、结果等事件的主体要素齐全。再一种就是指记一项事业,其事业必须具备的工作条件、工作对象、工作程序、工作成果等必须齐全。部门“搜资”最大的不足往往是从本部门考虑,以搜集本部门的资料为主,而忽视对整体反映本行业全貌、全局的宏观资料,各部门之间联系、影响的资料的搜集,这恰恰是重要、不可或缺的资料。其中涉及几个部门共同完成的,也要搜全,要互相照应。比如:涉及打击(查缉)走私的行动(活动),主管部门是海关、公安部门,但是有的走私贩私的,就涉及工商行政管理部门等。因此要把本部门的主体内容搜集全。③记载某一事件时,要注意全面性,不能有片面性。志书要更多地使用体现整体性的资料,避免零碎、单一的、个案的资料。记述各个门类要相互照应,使之彰明因果。
        此外,要注意对首届志书内容的拾遗补缺(或补遗)。
        2008年中国地方志指导小组下发的《地方志书质量规定》对志书资料质量提出具体要求:资料经过鉴别、考证、核实,“有歧义但不可或缺的资料,多说并存。”
        系统性。系统,是自成体系的组织;是相同或相类的事物按一定的秩序和内部联系组合而成的整体。不同的行业有其内在的、不同的组织体系。
        对一个具体事件来说,资料的系统性,必须具备5个要素,即:时间,地点,事情发生的经过,当事人的情况,事件发展的结果。具备这5个要素,才是系统的资料。记一项事业,其必须具备的各种条件、工作对象、工作程序、工作成果等必须齐全。而甲地或缺工作对象、工作程序,乙地或缺工作条件、工作成果等,要素不齐全,也不能称其为系统性。
        资料的系统性有三个要求:记载某一事物(事件)的资料要反映发展变化过程①要有反映事物发端的历史资料;②要有发展过程的资料;③要有现状的资料。
        资料翔实应该是衡量志书的最重要的标准。但资料翔实,又不单是志书的标准,是所有史书的标准和基本要求。“实”是真实、准确。“翔”(详细)到什么程度,怎样做才算“翔”?具体到一部志书来说,应首先看信息总量,而志书信息量的大小,又是和密度直接关联着的。一般而言,密度越大,信息量越大,志书的价值也越高。志书资料的密度和信息量决定志书的容量。同时,志书资料的价值,不仅仅看文字量,而是按“质”来论的,因为历史从来只保留有价值的东西。猥滥和芜杂,是志书资料的大忌(这个观点见《志书评鉴标准探论》,作者北京市房山区志总纂)。
        有的作者提出,从资料的信息量价值的大小来衡量志书的不同等级标准:志书信息量大,资料价值也大,是上乘志书;信息量大,资料价值参差不齐;或者信息量不大,但有价值的资料多,亦属中等;信息量不大,有价值资料不多,属末流志书(《志书评鉴标准探论》)
        (4)要有权威性。关于粮食产量,粮食局、农业厅、统计局都有。用统计局的。统计局的数要用决算数;统计局没有的,再用本部门的数字。数字要反复核实。人口、土地面积等,用统计局的。
        二、资料整理方法、要求
        有句俗语说得好:不能“捡到筐里都是菜”,引申到我们资料整理过程,就是说资料到手后需要整理。整理目的一是检查资料的不足,对所搜集的各类资料作一次全面的查漏补缺。以确定下一步资料工作的方向;二是熟悉资料,为将来编写志稿打基础;三是更好地保管和使用资料。
        梁启超《中国历史研究法(补编)》中关于整理史料方法,对于我们整理资料也很有启示。其中有“正误法”(即核对史料,“有许多事实从前人记错了,我们不特不可盲从,而且应当改正”)、“搜集排比法”(对史料排比发现问题)、“联络法”(对历史事实的前因后果联系观察)等。
        “整理宜细”是“整资”的一个原则,即“整资”是个细活,要做细致的梳理工作,要合理分类,取舍要恰到好处,服从整体需要;有时要忍痛割爱,将很不容易搜集到的资料舍弃不用,以免冲淡主线、主题(“方志之通患在芜杂。”——梁启超《清代学者整理旧学之总成绩——方志学》。
        志书资料猥滥芜杂集中体现在三个方面:一是现实资料多,历史资料少,“重今轻古”;二是非本质的资料多,揭示事物本质反映发展规律的资料少;三是一般性的资料、数据多,反映个性的具有典型意义的资料少。有些志书没有可读性,文字功力是一方面,但主要的是书中有价值的史料、特别是其他地方没有的或难得一见的史料少。
        志书的有用性,不是取决于体例的完备、文字的华丽、装祯的精美,而是要从资料中找到有价值的东西,获取有价值的信息。(“夫修志者,非示观美,将求其实用也”——章学诚《答甄秀才论修志第一书》)
        资料整理方法和要求有以下6个方面。
        1.登  记
        即建立资料登记簿,将搜集到的资料,随时进行流水编号登记,详记出处。项目包括:日期、名称、来源、种类、形式、页数、件数,以及搜集人姓名等。即使是“断简残编”,也“皆为至宝”,务必登记,尽量保持资料原貌。
        2.要边搜集边整理
        按志书的篇目要求,通过整理,看反映事物本质的深层资料是否全、“点”的材料是否颠扑不破;看反映地情特点和本行业特点的资料是否具备。通过边搜集边整理,可以对缺项的、断线的,或还没有具备、掌握的,及时进行搜集补充,为志稿编写打下扎实的资料基础。
        搜集最简便的方法是,用“大盒子”,落到目。每个盒子是一类。把不易归类的再放一个盒子。在每一个盒子里,看哪个是主体资料,选好(在复印件上用红笔划出来,一目了然)。对其他可以佐证的、或从另一侧面提供补充的资料,选择其有用的、能说明问题的,也用笔画出来,留用。对于不准的或重复的即可剔除。最后把暂时不易归类的那盒进行鉴别归类,看应当归前面的哪一盒。
        资料补充搜集,是地方志编纂的一个重要流程。《资料补充搜集问题的思考》(《巴蜀史志》2009年第三期)提出资料补充搜集方向是有针对性“四补”:即补缺、补强、补正、补备。
        补缺即补充缺漏的资料;
        补强即补充强化地方优势、特色事类的资料;
        补正即通过补充资料,订正一些史实错误;
        补备即补充完备资料入载组合(一是资料功能组合——主体资料与背景资料既要搭配也要得当;一是资料形式组合——新增加地图、示意图、照片、数据表格等形式)。
        关于资料补充搜集路径:由近及远。
        一是摸清资料家底、深入细致挖掘已有资料。要带着补充资料清单,进一步消化已有资料。这样通过重新审视和消化,可将一些以前没派上用场、目前志稿所缺的资料直接拎出来;
        二是追查补充源头资料,即对于一些是因为当初选择摘录的不完整、查阅不全面造成的资料缺失,可根据资料来源顺藤摸瓜,进一步回查原始资料,根据需要,将其补充搜集完整;
        三是扩大搜寻线索和目标,即通过关联资料线索,寻找其他资料来源;
        四是充分挖掘利用“活”资料,即各单位平时有注意资料积累与收藏的人,通过他们扩大线索;加强资料交流,共享关联部门及单位、关联行政区域资料。如关于商业的资料,除了商业部门本身外,还有财政、金融、工商登记管理、税务、交通运输等有关方面的资料可查。
        五是放宽资料视野,加强公共信息资源的利用。如地方、专业门户网站、新闻媒体等;地方文献,地方综合年鉴、统计年鉴、主题汇编文献(如改革开放30年概览)等文字资料。
        关于资料补充搜集重点:一是口述——最鲜活的资料;二是实物——最具刚性的资料。
        3.建立资料卡片
        大量的资料是靠一点一滴积累起来的,这一点一滴的积累要使用统一的资料卡片。如果用个人的笔记本抄写,就不利于保管,也不利于利用。第一轮修志初期,有的用个人笔记本去摘抄资料,回来锁在抽屉里,调动工作时也带走了,结果别人无法利用。如果随便用其他纸张抄写,也不整齐统一。
        卡片项目包括4项:
        一是编目分类号(左上角)
        就是根据方志编写提纲或资料征集提纲的编、章、节、目编号。即将每张卡片,按其所摘资料的主题性质和内容,用数字标明其所归属的章、节、目。例如第一编、第二章、第三节、第四目,编目分类号是1-2-3-4。
        二是主题年代号(右上角)
        即将每张卡片,按其主题反映的事件或人物的发生年代 (如某年某月某日),年 月 日。
        三是资料种类号(左下角)
        即将每张卡片,按其资料种类和形式用代号填写(例如以汉语拼音第一音符为代号,即图书为T,报纸为B、期刊为Q、档案为D、口碑为k)。
        四是登记流水号(右下角):即将每张卡片,按其制作先后顺序编制流水号,包括制卡年月日。
        题目、正文内容、摘录人都要写上。
        (1)卡片类型
        通常分为四类:
        ①原文摘记卡:这是最常用、最大量的卡片。
        ②书目卡:只记书名、版本、出版日期、页数、章节等。
        ③索引卡:只记标题,记下出处(见于某书、某页、某行及起止字句)。
        ④内容述要卡。
        (2)填写资料卡片的要求
        资料卡片必须是要忠于原文原意,不能断章取义;还要认真细致,核对清楚,保证准确无错。有些材料如需要复印,可将复印件附在资料卡上或贴在资料卡后面。
        ①一事一卡,即一件事记在一张卡片上,不要在一张卡片上记几件事情。这个“事”,一般是篇章节目的“目”,一张卡片只记一个“目”的事。资料卡片必须完整,要有摘抄的问题和内容;要写明资料的来源和出处,包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者书名、作者、版本、卷页数等。
        ②资料卡片的要求:“五要”、“四不”、“三注意”。
        “五要”:取舍要合理,意思要完整,抄写要标准,字迹要清楚,要用钢笔填写;
        “四不”:不改变原文,不涂改,不漏抄,不滥用简化字;
        “三注意”:注意断节摘抄用省略号,注意不把一个完整的记述摘抄得支离破碎,注意摘抄后要校对原文。
        4.整理卡片,归类编号
        把许许多多的卡片,按照篇章节目放在卷宗里,用代号进行编号。如这个资料属于第二篇第三章第四节第五目,则可编为2-3-4-5。这样,就编排有序,查找有据,便于保管,便于利用。
        对资料卡的整理,关键在于科学分类,分得好,便于编写和查阅。否则就杂乱无章,难以利用。分类方法,可以按志书的篇目分类,即按篇章节目的内容和次序来分类。
        5.资料加工(资料汇编或资料长编)
        在资料基本齐全之后,对经过加工整理、鉴别核实的资料,根据编志的需要,按照志书篇目的结构层次,辑录资料汇集。
        可以搞资料汇编(把资料按照篇目的章节进行简单整理,辑录为汇编)。
        时间允许,也可以搞资料长编(即志书正式编写以前,把已收集齐备的分散的原始资料,按照志书确定的篇目,进行分类、编号、整理、排比、鉴别、筛选而成的系统资料。它要做的工作,一是对资料进行筛选,通过排比,去掉重复的、多余的资料,确定可以入志的资料;二是按篇目分类编排,注明资料出处,然后汇集成册。
        各部门是否搞“资料长编”,我们不强求一律。在时间允许、不影响省志编纂总体进度的前提下,可以搞“资料长编”。通过它,对于熟悉、掌握、运用资料,对所搜集的各类资料作一次全面的查漏补缺看有无缺项、断线的,或还没有具备、掌握的,为进行定向搜集,采取补救措施,以及为今后编写志稿打下扎实的资料基础。同时有利于对资料进一步考订;有利于志稿的编写;有利于为主编总纂,审稿、定稿、验收提供翔实、可靠的资料依据;有利于保存丰富的资料。有利于存史,有利于为研究者找到更多的资料。
        6.资料归档、保管
        要做好资料归档、保管,不能有遗失、缺页等现象。国务院发布的《地方志工作条例》第十四条第一款规定“在地方志编纂过程中收集到的文字资料、图表、照片、音像资料、实物等以及形成的地方志文稿,由本级人民政府负责地方志工作的机构指定专职人员集中统一管理,妥善保存,不得损毁;修志工作完成后,应当依法移交本级国家档案馆或者方志馆保存、管理,个人不得据为己有或者出租、出让、转借。”
        三、资料的鉴别、考证
        资料的鉴别的主要任务就是“去伪存真”、分清莨莠。2008年中国地方志指导小组下发的《地方志书质量规定》对志书资料质量提出具体要求:资料经过鉴别、考证、核实,时间、地点、人物(单位)、事实、数据等准确。
        资料鉴别考证的主要任务在于:由于某些著述资料有讹传,当事人或知情人有记忆失误、看事不全面、甚至误传,就是上级或权威人士讲的有时也难免有水分。为使资料准确可靠,必须认真鉴别核实。不能满足于已到手的资料,不去分析研究;或明知资料存在问题,但考证难度大,因而裹足不前;或者为了早日成志,抢时间,在资料不辨真伪的情况下就急于成稿等等。
        鉴别、考证通常从以下四个方面进行。
        1.真伪鉴别
        (1)“四看”。一看其来源。即从文字资料的原始出处,保存经过和流传、传抄、翻印过程,可以考核其真伪;通常认为,来自档案的原始资料,可靠性高一些;出自可靠人之手的资料可信度高一些。重要的是看是不是第一手资料。《辽宁省志·文物志》“文物藏品”篇“货币与钱范”章中收录了许多古钱币。这些古钱币,在雕刻、印刷、铸造工艺等方面给后人留下了珍贵的资料。我们收录的,首先要保证其来路、流传过程不假。大部分是依赖于清代著名钱币、金石学家李佐贤编纂的《古泉汇》、《续泉汇》。后经考古学家罗振玉之手,并出售东北某银行,最后归东北博物馆(今辽宁博物馆)收藏。这样的藏品,可信度较高,才可收录。二看资料作者。有专家提出,可从纸质、字型、避讳、物品、事实、引文、词语特色等方面,来鉴定文字资料的时代和作者。例如,“为皇上尽忠”、“为党国效劳”、“为人民服务”等用语,不指明即可知道是什么时期、什么人的常用语。三看资料内容,看行文格式、思想主题及其变化,考证资料是否合理,是否合乎当时当地的风格,是不是完整的“历史真实”,是否还有重大史料的遗漏。尤其是反映社会负面的资料,要从背景源流、社会影响、给人启迪等方面综合分析,辨其真伪。四看资料形式。草稿、底稿、正稿相比,正稿属定稿,可靠性大一些。在各种版本的资料中,一般以原版本或校勘本为准。
        (2)对文字资料、实物资料进行技术性的鉴别和核实。考察文字资料的字体、实物的制作原料、技术和特征,都可以鉴别其真伪;鉴别实物资料中的文物,可以运用现代科学手段。例如,文物志中,有很多古字画。特别是散见于民间的,有的真假难辨。
        2.正误考证
        通常考证资料的正与误,方法有5种:
        (1)理证:即有一些资料不需要通过其他材料,可以通过推理的方法来证明其可靠性。
        (2)书证:有的可以用书本来考证 ,即用别的书来证实所收集资料的真伪。(常见的方法)
        (3)物证:通过出土文物或其他实物来鉴别资料的价值。
        (4)人证:不要单找一个人,最好采访持相同意见、不同意见、中间看法的三种人,最后再下结论。
        (5)排比对证:即同一问题的各种资料进行相互对照和比较,发现矛盾,深入研究,本着实事求是的原则,多方求取确证的方法进行考证。这是核实资料的重要的、常用的方法之一。
        在通常情况下,记相同的一件事或同一人,在图书资料和档案资料有矛盾时,应以档案资料为准,内部资料和外部宣传报导资料有矛盾,应以内部资料为准,亲身经历者的资料和旁知者的资料有矛盾,应以亲历者资料为准;当事主管人的资料和参与者的资料有矛盾,应以当事主管人的资料为准;距历史事件时间、地点近者资料与远者资料发生矛盾,应以近者为准。正如章学诚所言:“地近则易核,时近则迹真。”
        当然,要注意问题的复杂性,不能机械搬用上述原则,一定要坚持实事求是的态度。对一些暂时无法证实的,“可以一说为主,多说并存”。
        对于“孤证”的资料怎么办?孤证并非绝对不能用,特别是在材料不够时,有一条孤证总比没有好。但用时要注意几点:①与其他有关的可靠史料没有矛盾②内容合乎情理③使用时,在提法上要留些余地。
        3.实地调查核实
        章学诚强调修志达“四要”(要简、要严、要核、要雅),其中“要核”即核实,要以认真的科学态度修志,对引用的资料要反复核实、查对、考证,言必有据,事出有因。使资料真实无误。有些搞不准的,可通过当事人、知情人和各界人士进行核实。例如《文物志》“碑刻”,因年代久远、风雨侵蚀等原因,碑文或其照片、拓片有的字迹模糊不清,有的甚至连不成完整的句子,或打字有错误,就需要到碑刻所在地实地核实,尽量减少了疑问、错误。
        核实资料是一项复杂的科学研究工作,只依靠少数编志人员的努力是不够的,必须充分依靠广大人民群众,广泛征求社会各界人士,尤其是当事人、知情人士和熟悉本行业的专家、学者、领导共同参与这一工作,才能进行更细致、更全面的核实,从而得出比较符合实际的结论。
        4.以个人的学识来判断是非
        运用此种方法鉴别资料,务求谨慎小心,不可武断轻率。同时牢记列宁的教导:马克思主义是以事实、而不是以可能性为依据的。
        资料考证结果大致有四种情况,即全真、全伪、真中有伪、伪中有真。
        全真、全伪的材料较少。真中有伪、伪中有真的材料较多。因此,我们一定要在“严”字上狠下功夫,做到“精益求精”,有的材料一时用不上,不要轻易销毁。
        总之,搜集、整理、鉴别资料的工作是一项非常繁重而又极其严肃的工作,我们必须千方百计地认真对待。只有做好这项工作,才能为志书最后成书打下坚实的基础。
        把上面所讲的内容归纳一下,“搜资”工作应把握“六宜”24字:搜集宜广,发掘宜深,整理宜细,考证宜详,采用宜慎,管理宜严。

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